Ilustração clássica de um projeto mal sucedido
Por Mario Esequiel em 2 de setembro de 2013
As várias ferramentas de gestão utilizadas no mercado para melhor administração, os conceitos relacionados à Gestão de Projetos podem ajudar muito na administração de um escritório de advocacia.
Temos primeiro que entender o que são projetos, aceitar que várias ações que realizamos em nosso dia a dia são projetos, e que estes conceitos podem ser usados para melhorar nossa eficácia e eficiência.
Um projeto pode ser entendido como uma concentração de esforços para a formação de um produto ou serviço.
Todo projeto é sempre temporário: ele tem um começo, meio e fim. O produto ou serviço final de um projeto pode não ter um final determinado, mas o projeto, sim.
Como exemplo de um projeto podemos ter a implantação de um novo software. A utilização deste software pode não ser temporária, mas seu projeto, com toda certeza, o será.
Todo projeto é único; podem existir similares mas nunca, idênticos.
Nos projetos deve haver alguém responsável, um gerente ou coordenador do projeto que deve assegurar que as seguintes etapas sejam realizadas:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e Controle
- Encerramento
O responsável deve identificar suas necessidades, estabelecer objetivos claros e palpáveis, assegurar o balanceamento entre qualidade, escopo, tempo e custo, de modo a atender às expectativas dos interessados.
Existe uma teoria denominada de “tríplice restrição” que engloba quatro variáveis: qualidade, escopo, tempo e custo. Estas quatro variáveis devem estar balanceadas e a teoria determina que, após definidas estas variáveis qualquer modificação em uma delas, obrigatoriamente, afetará, no mínimo, uma das outras três.
Isto quer dizer que, se na concepção do projeto, definido qual seu escopo, em quanto tempo ficará pronto; qual o custo para isto acontecer desta forma com a qualidade pretendida, se alguém modificar uma destas quatro premissas, invariavelmente, outra(s) será(ão) afetada(s).
Exemplo: num determinado projeto com as quatro variáveis definidas se, durante seu desenvolvimento, alguém quiser reduzir o prazo de conclusão ou o custo terá que aumentar ou o escopo terá que ser modificado, ou a qualidade será afetada.
Os benefícios da Gestão de Projetos são:
- Evitar surpresas
- Antecipar situações desfavoráveis
- Aumentar o controle gerencial
- Otimizar a alocação de recursos
- Documentar e facilitar as estimativas para futuros projetos
Desenvolver uma gestão de projetos pode ampliar a garantia de seu sucesso, reduzindo custo e aumentando o retorno do investimento despendido.
Temos como principais causas de fracasso as seguintes:
- Metas e objetivos mal estabelecidos
- Muitas atividades e pouco tempo
- Dados e estimativas pobres
- Falta de um gerente, ou responsável, de projeto, ou excesso deles (bolo em que todo mundo põe a mão não cresce)
- Falta de liderança
- Falta de capacidade dos recursos humanos
- Clientes e projeto com expectativas distintas
Existem também pressões externas que podem comprometer o sucesso do projeto. Eis algumas:
- Padrões de qualidade e conformidade
- Resultados financeiros
- Tecnologia
- Requisitos legais
- Fatores políticos
- Concorrência
- Aspectos sociais
Como se vê, existem inúmeras variáveis para execução de um projeto que, depois de listadas, nos parecem óbvias, mas se não houver organização e planejamento correto, serão inevitáveis as perdas em sua realização; por isso, a necessidade de um gerenciamento adequado.
Para a grande maioria dos projetos são vários os interessados e envolvidos, e muitas vezes com interesses e expectativas diferentes; desta forma, se não deixarmos claro a todos o que de fato será o projeto, quanto irá custar para executá-lo no tempo previsto, com a qualidade almejada, muitos poderão frustrar-se ao final fazendo com que seu objetivo não seja alcançado.
Mario Leandro Campos Esequiel é gestor do escritório Mattos Filho Advogados. Economista, MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Negócios pela FGV e professor convidado do GVLaw da FGV. É membro fundador do Grupo de Excelência de Administração Legal do CRA SP (Conselho Regional de Administração de São Paulo) e do CEAE (Centro de Estudos de Administração de Escritórios de Advocacia), e coautor do livro Administração Legal para Advogados da série GVLaw.
Osvaldo Aires Bade
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